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Accélérer et fluidifier les processus de clôture comptable grâce au fast close
Vous souhaitez optimiser votre processus de clôture de compte pour gagner en réactivité et en visibilité ? Vous avez besoin d’un outil performant, accélérant ainsi votre transformation ?
Découvrez comment Micropole a accompagné TIBCO dans leur projet de Fast Close.
Contexte
TIBCO, prestataire de services numériques, est un groupe en pleine expansion avec un chiffre d’affaires 2020 de 140 M€ et comptabilisant plus de 1600 collaborateurs.
Ils interviennent sur le système numérique des entreprises et des opérateurs télécoms en assurant prévention, entretien et évolution.
Leurs missions :
- Faire évoluer les réseaux et les infrastructures
- Gérer, défendre et maintenir l’informatique et les réseaux existants
- Digitaliser les processus de production des prestations de leurs clients
- Assurer un support Digital Workplace aux utilisateurs
Enjeux
TIBCO a fait appel à MICROPOLE afin de se doter d’une solution flexible et agile pour améliorer et accélérer le processus financier de clôture mensuelle.
Le fast close a pour objectif d’obtenir une situation prévisionnelle consolidée de la clôture du mois. Aujourd’hui, la clôture comptable se termine jusqu’à J+26 pour TIBCO.
En mettant en place un outil dédié à l’accélération de clôture, ce dernier devait leur permettre d’obtenir une vision prévisionnelle à J+6 mais avec une cible à J+3, favorisant ainsi une analyse plus rapide et une accélération de la prise de décision en interne.
En plus d’atteindre ces objectifs, l’outil choisi pour la mise en œuvre de cette solution devait répondre aux exigences suivantes :
- Interconnexion avec PowerBI
- Capacité d’utiliser des fonctions prédictives (basées sur le moteur de l’IA Microsoft Azure)
- Manipulation des données via une interface Excel/Web en toute autonomie
- Solution qui doit être souple, paramétrable par utilisateur et évolutive
Méthodes et Solutions
TIBCO a fait le choix de s’appuyer sur JEDOX et a sollicité MICROPOLE pour la mise en œuvre de la solution de Fast Close dans Jedox.
Jedox est une solution Cloud de pilotage de la performance (EPM), basée sur la technologie multidimensionnelle. Sa plateforme unifiée intuitive permet une adhésion rapide des utilisateurs.
Les sociétés Tibco suivent leurs activités par projet (affaires). La clôture de leurs comptes consiste à avoir une vision par entité Juridique et par Affaires. Ils dénombrent plus de 40000 affaires actives.
La mise en place de règles de gestions communes et homogènes automatisées par typologie d’affaires et par type de dépenses accélère l’analyse détaillée des projets.
Une vision par affaire en coûts complets est simplifiée grâce aux allocations des couts indirects qui est une fonctionnalité native de Jedox. (Répartition de données)
La flexibilité de Jedox permet donc une gestion simplifiée des demandes spécifiques à mettre en œuvre.
Ce projet a été mené par nos consultants experts avec une démarche semi agile, mêlant une phase amont de recueil de besoin et une phase de sprint lors du développement avec un lien étroit avec le métier.
Afin de faire facilement le lien entre JEDOX et l’outil de datavisualisation PowerBI, utilisé par TIBCO, le protocole OData (Open Data Protocol), un connecteur dédié a été utilisé pour faciliter le partage de données. La solution PowerBI peut facilement accéder et récupérer les données de clôture mensuelle prévisionnelle traitées et consolidées dans JEDOX. Permettant ainsi aux équipes de TIBCO de disposer des données dans des tableaux de bord et autres restitutions propres à PowerBI.
Bénéfices
- Gain de temps réel – Bonne visibilité sur le résultat dès J+6 au lieu de J+26.
- Remise à plat de processus et harmonisation de certaines règles de gestion. Identification d’axes d’amélioration en interne.
- Permet l’identification rapide des incohérences grâce à la mise en place d’alertes.
Favorise la croissance externe. Lorsque TIBCO intègre une société à leur ERP, celle-ci va pouvoir entrer dans le même process d’accélération que les autres, selon un modèle homogène car toutes les entreprises du groupe TIBCO sont intégrées sur le même ERP.