Comment la DSI d’Eurial accompagne ses utilisateurs métiers à se réapproprier leurs données
Retour d’expérience d’une entreprise engagée et 2ème coopérative laitière française en 2024, avec 3 860 producteurs de lait adhérents, 2,4 milliards de litres de lait collectés, 23 sites en France dont 7 certifiés bio…
Enjeux
Au sein de la société Eurial, branche lait du Groupe Agrial, le déploiement de Power BI représentait une étape importante. L’entreprise souhaitait aligner l’utilisation de Power BI à travers une logique groupe tout en veillant à ce que cet outil réponde à ses besoins métiers spécifiques. Cette volonté s’accompagnait de la nécessité de diffuser les bonnes pratiques afin de favoriser un fonctionnement homogène au sein du groupe.
Parallèlement, la mise en place d’une gouvernance était essentielle pour garantir la sécurité, la pertinence et la qualité des données utilisées dans Power BI. Eurial devait également adapter la configuration de Power BI, prenant en compte ses diverses activités et particularités. La gestion et le contrôle des accès tant à l’outil qu’aux données représentaient un autre défi majeur pour assurer la confidentialité et la sécurité des informations.
Eurial cherchait à rendre les données pertinentes facilement accessibles aux utilisateurs, favorisant ainsi l’analyse et la prise de décision. L’entreprise souhaitait donc promouvoir l’autonomie des utilisateurs en fournissant un environnement de «self-BI» où ces derniers pourraient explorer et analyser les données de manière autonome.
Méthode
Réalisation d’un audit
- Fermeture de certains paramètres en valeur par défaut (+ 100 existants) et vigilance lors de la mise en ligne, par Microsoft, de nouveaux paramètres d’administration ;
- Définition de la politique des accès et des droits accordés (par rôle, population, etc.) ;
- Restriction des accès aux espaces de travail et mise en place d’une organisation par
branche ; - Sécurisation de l’accès aux données ;
- Diffusion et contrôle des bonnes pratiques.
Sécurisation des données
Pour des raisons historiques et de performance, il n’était pas souhaitable de fournir un accès direct aux données opérationnelles. Power BI a donc été déployé en mode déconnecté avec des sources Excel uniquement, hébergées sur un Sharepoint dédié.
Mise en place de Power BI
Lorsqu’une entreprise met en place Power BI, 3 scénarios sont possibles :
- Rendre les utilisateurs 100% autonomes tandis que la DSI est spectatrice ;
- Permettre aux utilisateurs de conserver une grande autonomie avec une DSI qui joue le
rôle de facilitateur et accompagne les utilisateurs dans leurs besoins ; - Une DSI qui gouverne, régente et crée les rapports mis à disposition des utilisateurs.
Le choix de Eurial s’est tourné vers la deuxième solution pour le choix d’un mode hybride, en favorisant l’autonomie utilisateur dans la création des rapports mais avec parfois une réalisation par les équipes DSI pour les rapports les plus complexes.
Accompagnement des collaborateurs
Des ateliers de travail concrets ont été mis en place :
- Première phase avec trois métiers pilotes, pour ensuite ouvrir progressivement à tous les métiers. Cela a permis aux métiers d’être autonomes dans la création de leurs rapports et de leurs modèles de données (Dataset) ;
- Deuxième phase d’accompagnement pour les futurs utilisateurs, toujours sous forme d’ateliers de travail adaptés à leur niveau, qu’ils soient totalement débutants dans la mise en oeuvre d’un projet BI ou déjà utilisateurs aguerris de Power BI.
Bénéfices
- Amélioration et pérennité des échanges inter-BU ;
- Amélioration de l’efficience du développement des rapports – travaux transverses ;
- Fluidification de la collecte, du stockage et du partage des données via un outil commun ;
- Automatisation de l’actualisation des données, ainsi que de la diffusion des rapports, malgré la mise en place en mode déconnecté (au final totalement transparent, sans contrainte pour les utilisateurs finaux) ;
- Promotion de Power BI permettant aux équipes de mieux percevoir l’importance de collaborer dans la manipulation des données (cohérence globale, transversalité…).
Next step
Accélération de l’adoption de Power BI :
- Au niveau Eurial
– Diffusion à grande échelle (100 nouveaux utilisateurs à partir de septembre 2023)
– Amélioration du plan d’accompagnement (cahier des charges, templates, supervisions, automatisations, etc.) - Au niveau Groupe
– Partage de rapports transverses par le Groupe à destination des différentes branches
Mise en place d’un socle Data unifié :
- Standardisation et accessibilité du stockage BI
- Création d’un nouvel espace de stockage
- Définition d’un accès simplifié aux données pour succéder au mode déconnecté