Depuis quelques années l’économie est chahutée, entre la crise sanitaire passée, la crise énergétique durable et les différentes crises géopolitiques d’aujourd’hui (et de demain). Les entreprises font faces à de nouveaux défis qui questionnent les certitudes historiques.
C’est dans ce contexte d’incertitudes que les entreprises doivent s’adapter, se transformer et anticiper plus rapidement et plus efficacement leurs activités pour assurer une performance élevée :
elle se doivent d’être plus agiles. Pour cela, le pilotage de la performance, ce processus tenu par la direction financière doit se renforcer et évoluer.
Le pilotage de la performance, clé du succès de la compétitivité des entreprises
Le pilotage de la performance permet à une entreprise de mesurer, contrôler et améliorer les performances opérationnelles en lien avec la stratégie et les enjeux de son entreprise. Les principales fonctionnalités sont les suivantes :
- Définition de KPI’s et d’objectifs
- Planification budgétaire
- Contrôle et analyse des écarts
- Contrôle et analyse de la performance
- Reporting et diffusion de l’information
- Identification des risques et plan de remédiation
De nombreux projets sont concernés par le pilotage de la performance et les directions financières ont une responsabilité particulière sur les sujets prioritaires qu’une entreprise rencontre :
- Le compte de résultat mensuel
- Le pilotage de la masse salariale et planification des effectifs
- Le pilotage de la trésorerie
- Le pilotage des frais généraux
- Le pilotage de la performance et la planification des ventes
De nouveaux sujets émergent également au rythme des innovations et des nouvelles législations. On pense notamment à la responsabilité sociale des entreprises (RSE) incluant les volets de qualité de vie au travail et environnemental.
L’essor de la digitalisation multiplie alors les applications métiers et complexifie le travail de la fonction finance. Il implique de nouvelles données à collecter, à gérer et à analyser tant au niveau de la construction des indicateurs de performances, qu’au niveau de la restitution et des prévisions.
Cela se traduit par une multitude d’extractions, de fichiers temporaires, de consolidations, de contrôles, de budgets et de reportings qui sont généralement réalisés sur Excel. Cette activité manuelle à tendance à augmenter avec le temps. Elle engendre des problématiques importantes :
- Une perte de temps et donc d’efficacité (répétitivité des actions, erreurs de saisie ou formules)
- Des problématiques de sécurité, de confidentialité et de collaboration
- Des limites techniques (performance, taille des fichiers)
- Une complexité grandissante (maintenance, tableaux de bord multi-dépendants, etc)
De nombreuses questions se posent par les parties prenantes : « Une réponse technologique existe-t-elle ? » ; « Par quel moyen l’entreprise peut-elle accélérer tout en laissant une autonomie suffisante à la fonction finance ? » ; « Comment les enjeux RSE peuvent s’insérer dans ce type de projet ? » ; « Vais-je gagner du temps pour en faire gagner à l’entreprise ? »
Une solution se profile : les outils EPM
Une catégorie d’outils numérique se distingue pour répondre à ses enjeux : les logiciels EPM (Enterprise performance management). Ils sont très souvent assimilés à la réalisation de l’élaboration budgétaire mais nous verrons que le périmètre est bien plus important : ils traitent en effet l’intégralité des sujets de pilotage de la performance – du P&L jusqu’au S&OP.
Ce qui distingue ce type d’outil : une solution intégré conçue pour les entreprises afin de les aider à mieux gérer la performance globale. Ils permettent de modéliser les processus métiers de l’entreprise, d’effectuer les liens entre ceux-ci et, le plus important, de simuler et planifier ses activités. On retrouve alors les données du réel, les données des prévisions/simualtions et les données budgétaires dans une seule base de données accessible (selon des habilitations pré-établies), offrant des possibilités de restitutions et d’analyses.
En outre, ce type d’outil est indispensable à la fonction finance dès lors qu’elle souhaite simplifier son travail et gagner en réactivité.
Quels sont les bénéfices des outils EPM ?
Tout d’abord, les applicatifs des autres fonctions de l’entreprise sont connectés (il n’y a plus besoin de passer par des exports de fichiers) et des modules sont développés pour retranscrire les processus métiers (données et règles de gestion communes et centralisés). Ils sont interconnectés pour refléter la performance globale de l’entreprise et sont accessibles pour les personnes habilitées, à travers des reporting partagés et centralisés.
Il n’y a plus besoin d’exploiter des fichiers excels. La fonction finance est alors capable de mesurer, simuler et prévoir de manière proactive, s’alignant ainsi sur la stratégie de l’entreprise.
Prenons l’exemple d’une entreprise ayant implémenté via un outil EPM la finance (PnL/compte de résutlat), les prévisions de ventes, la masse salariale, une partie de la supply chain (moyen et coût de production) et le CSRD. Sur la base d’un processus de prévisions/reprévisions, il est alors possible de :
- Comparer l’avancement par rapport au budget,
- Visualiser l’impact des prévisions de ventes sur le chiffre d’affaires,
- Déduire les moyens nécessaires pour produire le chiffre d’affaires estimé,
- Estimer les moyens de production,
- Déduire les coût (dont la masse salariale),
- Intégrer automatiquement l’impact sur la responsabilité durable
- Avoir une vision sous forme de solde intermédiaire de gestion
Et ce, de manière industrialisé & collaborative, évitant des retraitements manuels. La fonction finance gagne en agilité, peut alors se concentrer sur l’optimisation de la performance globale et surtout apporter des réponses précises au top management.
Quelques exemples de pilotage de la performance
1. Clôture mensuelle de gestion
La clôture du réalisé est incontournable et en ligne de mire des attentes de l’entreprise car elle permet de constater si les résultats du dernier mois correspondent au budget provisionné. Avec Excel comme seul outil, il n’est pas rare que cet exercice mensuel s’allonge et monopolise plusieurs jours (parfois + de 15) les équipes du contrôle de gestion. Les dirigeants restent ainsi dans l’expectative et la prise d’action corrective est décalée, tout comme le seront les bénéfices attendus. Impensable à l’époque actuelle !
D’autre part, la construction des résultats passe par une multitude de fichiers Excel pour allouer et ventiler à la bonne maille les coûts comme les produits. Au-delà du temps alloué et du risque d’erreur, Excel est également limitant concernant l’allocation, qui peut être plus fine et efficace avec un véritable outil EPM.
Une solution EPM viendra quand à elle automatiser ce processus de clôture, permettant de gagner en rapidité et de le fiabiliser : les équipes du contrôle de gestion disposent in fine de plus de temps d’analyse et apportent une vraie plus-value dans la lecture des résultats auprès de la direction.
2. Prévisions budgétaires
- L’outil permet aux contributeurs de saisir leurs données, de pouvoir les comparer aux exercices antérieurs et d’en assumer la responsabilité,
- L’agrégation/consolidation des données est réalisée nativement dans l’outil EPM évitant ainsi les nombreuses erreurs de copies manuelles,
- Nativement, des scénarios « What-if » peuvent être mis en place pour faire varier des paramètres (taux de change, inflation, etc…) et en déterminer l’impact.
La digitalisation de ce processus offre donc un gain de temps indéniable dans la construction budgétaire !
3. Pilotage de la trésorerie
Une solution EPM va ainsi permettre de piloter à court, moyen et long terme les besoins de trésorerie et ainsi orienter sur des décisions stratégiques. De plus, l’outil EPM permet de collecter et centraliser les données de différentes sources et, rapidement alimenter les données prévisionnelles pour aboutir à une prévision fiable. Avec Excel seulement, ce type d’opérations se révèle fastidieux à construire et perd en fiabilité et en précision.
Le pilotage de la performance à travers les outils EPM en résumé
Le choix entre un outil EPM et Excel dépend de plusieurs facteurs clés, dont les besoins spécifiques de l’entreprise (ex : la gestion de cash), la complexité de ses processus financiers et de ses ressources en termes de compétences et de budget.
Dans un environnement de marché de plus en plus volatile (VUCA), il devient essentiel de pouvoir ajuster les modèles de pilotage de la performance. Les entreprises doivent non seulement évaluer leur capacité à activer des leviers technologiques, mais aussi intégrer les enjeux de durabilité.
En résumé, pour les entreprises qui souhaitent non seulement survivre mais prospérer dans un contexte économique incertain, un système EPM représente un atout stratégique. Il offre une infrastructure robuste pour une gestion intégrée de la performance, facilitant ainsi un alignement stratégique et une concentration sur la croissance.
Excel reste un outil puissant et flexible, particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et sa capacité à réaliser des analyses ad hoc rapidement. C’est un choix économique, souvent déjà familier aux équipes financières, ce qui facilite son adoption et son utilisation. Cependant, Excel montre ses limites dès lors qu’il s’agit de traiter des volumes de données importants, d’assurer la sécurité et l’intégrité des informations, ou encore de faciliter la collaboration entre plusieurs utilisateurs.
À l’avenir, les entreprises devront s’adapter aux nouvelles technologies. Les solutions EPM, en particulier, offrent des outils avancés comme l’analyse prédictive, la planification opérationnelle (Supply Chain, RH, RSE, IT, Vente et Opération – S&OP, Marketing) et financière et le reporting/analyse de performance, permettant une vision plus complète et proactive.
Le choix final dépendra de la capacité de l’entreprise à transformer ses pratiques et à embrasser les nouvelles technologies pour naviguer efficacement dans un environnement en constante évolution.
Micropole peut vous accompagner dans ce choix de la solution mieux adaptée à vos besoins et dans son intégration dans votre entreprise.
Thibaud Dufour : Directeur Conseil Data chez Micropole Ouest
Romain Chagneau : Team Leader EPM chez Micropole Centre-Est
Anastasia Coste-Chareyre : Finance Transformation & Performance Manager chez Micropole Centre-Est
