Pilotage de la performance et EPM : comment améliorer vos prises de décision
Comprendre la situation précise de son entreprise à un moment donné est la clé fondamentale pour le pilotage de la performance, aussi représenté par le terme Enterprise Performance Management (EPM).
De même, le passé de l’entreprise revêt une grande importance. En tant que source de faits, il offre une expérience permettant d’évaluer les progrès réalisés, les succès et les défis rencontrés, les écarts ainsi que le retour sur investissement des actions déjà entreprises. Le passé éclaircit la situation actuelle. Analysé en fonction du secteur économique de l’entreprise, il fournit des bases pour des projections futures.
Qu’est-ce que la performance d'entreprise ?
Le pilotage de la performance est un processus systématique visant à surveiller, évaluer et ajuster les activités d’une organisation pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il consiste à se projeter dans l’avenir afin de mieux anticiper et comprendre comme optimiser ses différentes activités. Il repose sur l’utilisation d’indicateurs clés de performance pour mesurer les progrès et identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Atteindre l’excellence opérationnelle nécessite l’implication de tous, de la direction générale aux employés, en passant par les gestionnaires. C’est cette collaboration unifiée qui va favoriser un environnement productif, améliorer la productivité tout en optimisant les coûts, les ressources et les heures de travail.
Pilotage de la performance : pourquoi est-il indispensable ?
Dans un environnement volatile, incertain, complexe ambiguïté (VUCA), le pilotage de la performance devient indispensable pour assurer la survie et la compétitivité des entreprises. La volatilité des marchés, l’incertitude des tendances économiques, la complexité des interactions globales et l’ambiguïté des signaux externes rendent la prise de décision plus difficile et risquée.
Pour naviguer dans ce contexte imprévisible, les entreprises doivent s’appuyer sur des outils de pilotage performants afin de surveiller en temps réel leurs indicateurs clés, ajuster rapidement leurs stratégies et maintenir leur agilité.
Le pilotage de la performance permet ainsi de transformer l’incertitude en opportunité, en offrant une meilleure visibilité et une capacité de réponse rapide face aux perturbations. Piloter la performance de son entreprise implique des ajustements parfois significatifs, rendus possible grâce à une agilité importante, permise à son tour grâce à une totale confiance dans ses données.
Quels sont les objectifs du pilotage de la performance ?
Les objectifs du pilotage de la performance consistent à définir clairement les objectifs stratégiques de l’entreprise et à s’assurer que toutes les actions déployées contribuent à les atteindre. Il vise également à garantir l’alignement des objectifs opérationnels avec la stratégie globale de l’entreprise.
Plus précisément, la performance d’entreprise, c’est lorsque tous les process mis en place permettent à une organisation d’avoir un maximum d’efficacité et d’efficience tout en déployant le minimum de ressources, qu’elles soient humaines ou matérielles.
La performance d’entreprise peut se caractériser de deux manières :
- Une performance financière, à travers la réduction des coûts et l’augmentation de la marge
- Une performance opérationnelle, à travers l’organisation des process dans les différents services de l’entreprise. L’objectif : être capable de prendre des décisions effectives, correspondant aux enjeux définis préalablement.
Afin de bénéficier des nombreux avantages permis par le pilotage de la performance, un travail autour de la qualité des données est indispensable. En effet, la fiabilité des données est la garante d’un pilotage réussi.
Quels sont les bénéfices du pilotage de la performance ?
Mettre en place un pilotage de la performance vous permettra d’améliorer :
- La rapidité de vos prises de décisions
- La confiance que vous placez dans les décisions prises grâce aux points de contrôles qui auront été déployés
- La flexibilité de vos actions, à travers le renforcement d’actions existantes ou par la mise en place d’actions correctives
- In fine, la réduction des coûts grâce à une vision globale de vos dépenses et de la manière de les optimiser
Pilotage de la performance : les acteurs concernés
Tout d’abord, toutes les fonctions d’une entreprise peuvent être concernées. Qu’il s’agisse de suivi des ventes, de pilotage RH, de performance budgétaire, de contrôle de gestion ou de suivi logistique, l’objectif reste le même : se projeter dans l’avenir pour mieux piloter l’évolution de l’activité.
À titre d’exemple, un responsable achat qui envisage d’optimiser ses processus n’a pas les mêmes attentes qu’un directeur RH qui souhaite piloter ses effectifs ou qu’un directeur financier qui cherche à optimiser le cash de son entreprise. Pourtant, un outil EPM peut y répondre.
Plus précisément, le top management doit être impliqué dans le pilotage de la performance. Ce sont eux qui vont pouvoir définir les investissements autour du projet, le sponsor et les ressources humaines qui vont diriger le projet. Idéalement, il est recommandé d’inclure un collaborateur par service impliqué.
Le pilotage de la performance met les outils au service des spécificités d’une entreprise et non l’inverse. Ces besoins peuvent s’articuler autour des fonctions suivantes :
Élaboration budgétaire, suivi des coûts IT, suivi du P&L, suivi des frais généraux, des immobilisations, du pricing, clôture mensuelle…
Les fonctions RH
Analyse des effectifs et de la masse salariale, consolidation des entretiens annuels, analyse des salaires moyens, gestion de l’onboarding…
Les fonctions du commerce et de la vente
Suivi des performances individuelles et collectives, identification des opportunités de croissance, allocation des ressources…
Optimisation des campagnes de promotion, des processus opérationnels, analyse de la satisfaction client, reporting marketing (taux de conversion, coût d’acquisition, retour sur investissement publicitaire…)…
Distribution, production, assortiment, prévision de vente, gestion des stocks…
Gestion des risques, mise en œuvre des réglementations…
Évaluation de l’empreinte environnementale, suivi des indicateurs ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance), promotion de la diversité et de l’inclusion…
Les fonctions Innovation
Veille autour de la concurrence et des technologies, prédictibilité accrue rendue possible par la masse de plus en plus importance de données disponibles et exploitables…
Qu’est-ce que la planification de la performance d’entreprise ?
Piloter votre performance, c’est planifier vos activités et anticiper différents scénarios business. Ainsi, la planification fait partie intégrante de la performance.
Le challenge réside dans la mise en place d’un système de récupération des données provenant des différents services de l’entreprise. Avoir une remontée de données automatique permettra de définir le budget réalisé en temps, plutôt que de passer un temps important à consolider les données. Ainsi, une comparaison entre le budget prévisionnel et le budget réalisé pourra être fait en temps réel. Les forecast pourront donc être réalisés plus régulièrement.
Des outils existent pour vous accompagner dans cette remontée des données. Il est possible de travailler avec des fichiers Excel, mais disposer d’une plateforme technologique vous permettra d’être plus efficace et plus rapide dans la mise en œuvre. En effet, l’outil dispose de contrôles et de fonctionnalités facilitatrices (harmonisation des données, réconciliation des sources). Vous retrouverez ci-dessous un panorama des outils les plus performants sur le marché de l’Enterprise Performance Management (EPM).
La planification de la performance peut être mise en place par toutes les entreprises. Une entreprise moins efficiente qu’une autre risque de décliner, car elle n’aura pas trouvé les actions pour rester compétitive ni optimisé son fonctionnement et ses coûts.
Comment l'IA et le machine learning optimisent le pilotage de la performance ?
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) et du machine learning (ML) dans le pilotage de la performance permet une analyse prédictive plus précise. Ils sont notamment intégrés aux outils EPM que nous mentionnons ci-dessus. Ces technologies exploitent des volumes massifs de données en temps réel pour détecter des tendances, anticiper des scénarios, et proposer des recommandations optimisées. Les algorithmes de ML peuvent simuler divers scénarios business, facilitant ainsi des décisions plus rapides et mieux informées.
L’IA générative et le ML offrent des outils plus puissants pour analyser les données et prendre des décisions éclairées.
Quels sont les apports de l'IA et du ML dans le pilotage de la performance ?
Analyses prédictives avancées
Grâce au machine learning, les entreprises peuvent exploiter des modèles prédictifs pour anticiper les tendances du marché, les comportements des clients et les fluctuations financières. Cela permet une planification proactive plutôt que réactive.
Automatisation intelligence
L’IA et le ML permettent d’automatiser des processus complexes, réduisant les erreurs humaines et augmentant l’efficacité opérationnelle. Par exemple, l’automatisation des rapports de performance libère du temps pour que les équipes se concentrent sur l’analyse stratégique.
Personnalisation des indicateurs de performance
Les outils EPM basés sur le machine learning peuvent adapter les KPIs en temps réel en fonction des objectifs spécifiques de chaque département ou projet, offrant une vue plus précise de la performance et permettant un ajustement des prévisions plus efficace.
Détection des anomalies
L’IA et le ML peuvent identifier rapidement des écarts ou des anomalies dans les données de performance, permettant une intervention rapide pour corriger les problèmes potentiels.
Cas d'usages de l'IA et du ML pour le pilotage de la performance financière
- Rédaction automatique des rapports financiers : L’IA peut être utilisée pour automatiser la rédaction de rapports financiers réguliers (bilan, compte de résultat, rapport de gestion) en générant des descriptions et des analyses à partir des données comptables et financières de l’entreprise.
- Création de synthèses financières : elle peut produire des synthèses claires et concises pour les réunions avec les investisseurs, les conseils d’administration ou les parties prenantes internes.
- Prévisions de trésorerie : L’IA peut aider à anticiper les flux de trésorerie futurs en analysant les historiques de données et en tenant compte de facteurs comme les conditions du marché, les tendances économiques, et les comportements clients.
- Scénarios de prévisions : L’IA permet de générer des scénarios financiers multiples basés sur différentes hypothèses économiques, facilitant ainsi la planification stratégique et l’analyse de la sensibilité aux risques.
L’IA peut automatiser les écritures comptables récurrentes ou complexes en analysant les documents financiers tels que les factures, les reçus, ou les relevés bancaires, ce qui réduit le risque d’erreurs humaines et accélère le processus de comptabilité.
Grâce à la simulation et à la modélisation, l’IA peut aider à anticiper les risques de pertes financières et suggérer des mesures préventives ou des stratégies de couverture pour minimiser ces risques.
Elle peut également créer des modèles sophistiqués pour évaluer et quantifier les risques financiers, tels que le risque de crédit, le risque de marché, ou le risque de liquidité et générer des scénarios de risques extrêmes pour tester la résilience de l’entreprise.
En analysant en temps réel les tendances du marché, les comportements des consommateurs et les données concurrentielles, l’IA peut aider à définir des stratégies de tarification dynamiques pour maximiser les revenus et les marges.
Comment mettre en place un processus de pilotage de la performance ?
Recenser les problématiques plutôt que les objectifs attendus
Le biais introduit par la volonté d’identifier des objectifs est d’ériger des solutions tandis que les problématiques ouvrent un champ de réflexion plus large.
Dès cette phase, l’accompagnement d’un expert en conseil stratégique est un gage de réussite.
Affecter une priorité à chacune d’elles
Durant cette étape, il est essentiel de ne pas se focaliser sur le coût éventuel qu’engendre la résolution de chacune des problématiques énumérées, mais plutôt de construire un processus de hiérarchisation des problématiques via par exemple un SWOT pour identifier celles qui ont le plus d’impact négatif ou positif sur la performance de l’entreprise.
Identifier les freins potentiels
Durant cette étape, l’accompagnement d’un expert est aussi recommandé. Sa neutralité et sa vision externe donnent lieu à une analyse plus factuelle des freins à la mise en place d’un outil EPM qui par nature induit une non-performance ou un manque de performance. C’est la raison pour laquelle tout outil EPM peut être perçu comme une menace.
Définir quelques cas d'usages pertinents
Réaliser un benchmark sur la base de quelques cas d’usage représentatifs des problématiques
Cette dernière étape va permettre de comparer les outils via des POC. Le POC retenu constitue le socle du MVP qui pourra être mis en place rapidement et permettre d’être sur une cadence de livraisons courtes et régulières.
Quels sont les pièges à éviter dans la mise en place du pilotage de la performance ?
1. Déployer son projet seul, sans se faire accompagner d’experts
Se faire accompagner d’un pure player n’est pas non plus recommandé car il ne connaîtra qu’un seul outil et ne sera pas capable d’avoir un avis objectif sur celui-ci, ni la connaissance totale de toutes les fonctionnalités existantes.
2. Ne pas réaliser de cadrage
Cadrer le projet (avec un expert de préférence) permet de détecter les points de vigilance et les risques. C’est aussi donner de la visibilité au projet sans lancer tous les projets en même temps.
C’est également l’occasion de lancer un POC : choisir une ou deux fonctionnalités et les développer jusqu’au bout afin de vérifier la faisabilité. Il est possible de les développer sur deux outils différents lorsque l’on a un doute sur quel outil choisir.
3. Ne pas mettre en place une conduite du changement poussée
Nombreux sont les changements lors de la mise en place de nouveaux outils et les résistances vont souvent de pair. Le change management n’est pas suffisant, car ce n’est pas cela qui suscitera l’adhésion ni ne rassurera ceux qui travaillent sur l’outil. Certaines fonctions pourront se sentir menacées et l’objectif est de lever leurs freins.
Pour y remédier, une approche structurée est nécessaire. Cela comprend une communication claire des bénéfices attendus, l’implication des parties prenantes dès le début du projet, ainsi qu’une formation continue pour les utilisateurs finaux. Il est également essentiel de faire preuve de flexibilité pour adapter les outils aux besoins spécifiques des utilisateurs, afin de favoriser l’adoption et de minimiser les frictions.
4. Ne pas clairement définir les rôles
La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) peut être mise en place dans un projet de ce type, car elle permettra de définir des niveaux dans les tâches et ainsi d’orienter les collaborateurs impliqués.
Ils nous font confiance
"Depuis 30 ans, nous avons pu constater l'émergence de nouveaux enjeux chez les directions métiers. Tout d'abord, un besoin d'accélération des prises de décision en s’appuyant sur des données fiables. Mais aussi être en capacité de mesurer la performance de l’entreprise et d'adapter ses prévisions à un environnement incertain. Pour cela, nous sommes convaincus de l'importance de déployer un pilotage de la performance adapté à ses problématiques afin d'être plus compétitif et de développer de manière pérenne son entreprise."
Micropole
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FAQs
Vos questions sur le pilotage de la performance
Qu'est-ce que le pilotage de la performance ?
Le pilotage de la performance désigne l’ensemble des outils, méthodes et processus utilisés pour mesurer, analyser et optimiser les résultats d’une entreprise. Il permet de suivre les indicateurs clés (KPI) et d’ajuster les stratégies en temps réel pour atteindre les objectifs fixés.
Quels sont les 3 types de performance pour une organisation ?
Les trois types de performance clés pour une organisation sont :
- La performance financière : elle mesure la rentabilité et la gestion des ressources financières.
- La performance opérationnelle : elle évalue l’efficacité des processus internes et la qualité des produits/services.
- La performance sociale et environnementale : elle englobe les engagements en matière de responsabilité sociétale (RSE) et de durabilité, en tenant compte de l’impact sur la société et l’environnement.
Pourquoi le pilotage de la performance est-il important pour les entreprises ?
Le pilotage de la performance permet d’aligner les actions sur les objectifs stratégiques, d’optimiser les ressources et de prendre des décisions basées sur des données fiables, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle et la compétitivité.
Quelles sont les fonctions concernées par le pilotage de la performance ?
Le pilotage de la performance touche plusieurs fonctions clés de l’entreprise, notamment :
- La finance : pour la gestion des budgets et l’optimisation des coûts.
- Les ressources humaines : pour le suivi de la performance des coûts liés aux équipes.
- Le marketing et les ventes : pour analyser les résultats commerciaux et ajuster les stratégies.
- La production : pour l’optimisation des processus opérationnels, la gestion des stocks et la qualité des produits.
Quelles sont les étapes clés du pilotage de la performance ?
Les étapes incluent :
- La définition des objectifs (KPIs)
- La collecte et l’analyse des données
- L’ajustement des actions en fonction des résultats
- Le suivi continu et l’amélioration continue.
Comment choisir les bons indicateurs de performance ?
Les KPIs doivent être alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART). Il est crucial d’impliquer les parties prenantes pour s’assurer que les KPIs reflètent les priorités.
Quel est le rôle des technologies dans le pilotage de la performance ?
Les technologies telles que les outils EPM intègrent du machine learning et de l’analyse prédictive. Elles automatisent la collecte de données et permettent des analyses en temps réel, facilitant les prises de décision.
Comment l'IA et le machine learning transforment-ils le pilotage de la performance ?
L’IA et le machine learning analysent de vastes volumes de données, anticipent les tendances et automatisent les processus décisionnels. Ces technologies aident à optimiser les stratégies en continu, en détectant les anomalies et en fournissant des recommandations personnalisées.
Quelle est la différence entre le reporting et le pilotage de la performance ?
Le reporting consiste à collecter et présenter des données sur la performance passée, tandis que le pilotage de la performance vise à analyser ces données pour prendre des décisions proactives et ajuster les stratégies futures.
Comment le pilotage de la performance peut-il contribuer à la durabilité (RSE) ?
En intégrant des KPIs liés aux critères ESG (Environnement, Social et Gouvernance), le pilotage de la performance aide les entreprises à suivre et améliorer leurs performances environnementales et sociales, tout en renforçant leur engagement envers la durabilité.
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